Wat zijn de kosten voor de boekhouding van een webshop

Kosten boekhouding webshop weten? 

Online shopping is met 43% gestegen tijdens de pandemie. Dat is extreem! Je hoeft tegenwoordig geen programmeur te zijn om een eigen webshop te beginnen. Er zijn tal van platforms waarmee je gemakkelijk van start kan gaan. Er is veel online documentatie te vinden en als je een beetje handig bent èn doorzettingsvermogen hebt, kun jij je webshop laten groeien tot een mooi bedrijf en er je brood mee verdienen. Maar hoe zit het met de boekhouding?

Boekhouding van je webshop is een ander verhaal

Daarvoor hebben accountants en boekhouders jaren voor in de schoolbanken gezeten. Ieder bedrijf heeft een financiële administratie en een goede boekhouder is onmisbaar voor een gezond bedrijf. Daarnaast is de belasting een ingewikkeld fenomeen. Doe je het niet goed, dan kan het je duur komen te staan! Daar zit je als startende ondernemer natuurlijk niet op te wachten.

Kosten boekhouding webshop

Maar wat zijn dan de kosten van de boekhouding voor je webshop? Dat hangt van een aantal zaken af, ga je de boekhouding webshop uitbesteden of ga je de boekhouding zelf doen. We gaan het je hier uitleggen en na het lezen van dit stuk, weet jij of je beter af bent met een online boekhoudpakket of dat het verstandiger is om een boekhouder in de arm te nemen.

Wat bespreken we in dit overzicht?

• Heb ik een boekhoudpakket of een boekhouder nodig?
• Wat zijn de voor- en nadelen van een boekhoudpakket?
• Welk boekhoudpakket past bij mijn webshop?
• Hoe kies ik een goede boekhouder?
• Wat kost de gemiddelde boekhouder
• Boekhoudtips voor je begint met je webshop
• Boekhouder Zwolle nodig?

Eerst even dit: De kosten boekhouding webshop niet belangrijk

Kosten van de boekhouding van je webshop zijn inderdaad niet belangrijk, ten opzichte van de opbrengsten die een goede boekhouder jou kan geven. Een goede boekhouder verdient zichtzelf echt terug.

Tijdens het vinden van een goede boekhouder moet je natuurlijk niet doen alsof geld geen issue is maar let eerst op de sterke en zwakke punten van de boekhouder, daarna pas naar de prijs. Als je je laat leiden door de prijs loop je kans om uiteindelijk toch duurder uit te zijn. Goedkoop is vaak duurkoop.

Heb ik een boekhoudpakket nodig of een boekhouder voor mijn webshop

Het een gaat tegenwoordig eigenlijk niet zonder het andere. Een webshop heeft namelijk alles al digitaal. De facturen in ieder geval. Dus voor wat betreft het boeken van de facturen, de BTW aangiftes en het bijhouden van de winst en verlies rekening, is een boekhoudpakket genoeg.

Toch is een boekhoudpakket beheren totaal iets anders dan een webshop beheren. Beiden kunnen simpel en ingewikkeld zijn, als je maar weet wat je moet doen!

Bij de boekhouding van je webshop zijn er zoveel zaken waar je rekening mee moet houden. Als je de facturen verkeerd hebt geboekt, kan dat je later weer geld kosten. En twijfel je of je bepaalde facturen wel kunt boeken, dan is het wel erg makkelijk als je vraag met één mailtje naar je boekhouder opgelost is.

Stap 1: Is mijn software te koppelen aan een boekhoudpakket

Boekhoudpakketten zijn vaak te koppelen aan je webshop. Gebruik je een bekend webshopplatform zoals JouwWeb, Lightspeed, CCV Shop, Mijnwebwinkel, Shopify Webshop, Shoppagina? Dan zijn er 9 van de 10 keer wel koppelingen mogelijk. Twijfel je eraan? Google dit eerst even en noteer het. Als jouw webshopsoftware een koppeling heeft met Reeleezee, E-boekhouden, Exact of MoneyMonk, dan zit je bij de meeste boekhouders die met boekhoudpakketten werken wel goed.

Stap 2: Besteed je de boekhouding volledig uit, of doe je het deels zelf

Wil jij je alleen maar bezig houden met je webshop en niet met de boekhouding? Dan besteed je de boekhouding volledig uit aan een boekhouder. Dan kan het makkelijk zijn als je boekhouder weet hoe hij met je webshop software om moet gaan. Als de boekhouder kan inloggen en zo de facturen kan vinden, scheelt jou dat tijd. Tijd die je goed kan gebruiken om je webshop te beheren. Op deze manier hoef jij niet zelf een boekhoudpakket te nemen.

Stap 3: Bepaal wat je doelen zijn

Misschien gebruik je nu al een boekhoudpakket voor je webshop, of ben je van plan een boekhoudpakket te gaan gebruiken. Dan is het van belang om te weten wat je ambities en plannen voor de toekomst zijn. Kies boekhoudpakket dan met het oog op mogelijke groei, is er een boekhouder die dit eventueel over kan nemen als ik geen tijd meer heb voor de boekhouding?

Wat zijn de voor- en nadelen van een boekhoudpakket voor mijn webshop

Eigenlijk is dit een rare vraag, je kunt namelijk de boekhouding niet zonder een boekhoudpakket doen. Het is alleen de vraag of jij met het boekhoudpakket gaat werken of dat je boekhouder het gaat doen. De boekhouding moet je ergens in bijhouden en dat heet een boekhoudpakket (of boekhoud-software, -applicatie of -programma). Dat kan een Excelsheet zijn, een CRM programma of zelfs een notitieblok, waar je het ook maar in bijhoudt.

Daarnaast heeft elk boekhoudpakket zo zijn voor- en nadelen. Hier vind je een recente vergelijking van de 10 populairste online boekhoudpakketten.

Er zijn wel een aantal belangrijke voor- en nadelen te noemen voor het gebruik van een boekhoudpakket in het algemeen:

De voordelen van het zelf gebruiken van een boekhoudpakket:

• Goedkoop
  Als jij het doet, hoeft je boekhouder het niet te doen en dus bespaar je geld
• Up-to-date wanneer jij het wilt
  Als je boekhouder het doet, zal je rekening moeten houden met zijn agenda, als hij druk is moet jij wachten tot hij jouw administratie heeft bijgewerkt
• Je zit nergens aan vast
  Wil je over stappen op een nieuw boekhoudsysteem, dan kan dat. Je hoeft geen rekening te houden met je boekhouder en zijn voorkeuren voor boekhoudpakketten

Uiteraard zijn er ook nadelen aan het zelf gebruiken van een boekhoudpakket, hier de belangrijkste:

• Fouten kunnen duur uitvallen
  Doe jij de boekhouding zelf, dan kan het zijn dat je ergens een fout maakt en dat je dat geld kost. Boek jij een factuur per ongeluk verkeerd, en resulteert dat zonder dat je het doorhebt in een verkeerde aangifte, dan loop je het risico dat de belastingdienst je daarvoor beboet.
  Lees hier ons artikel over de 8 meest gemaakte boekhoud-fouten.
• Het kost tijd
  Wellicht levert het jou per uur meer op dan dat het je oplevert wanneer jij je bezighoudt met je webshop. Om een nette administratie te houden is het wel verstandig om dit goed bij te houden.
• Gebruik je wel het juiste boekhoudpakket voor je webshop
  Een boekhouder kan jou vertellen welk pakket het beste bij jou en jouw webshop past. Heb je (nog) geen boekhouder dan kan het zijn dat jij veel tijd verknoeid door dat je niet het handigste systeem gebruikt dat er voor je beschikbaar is.

Welk boekhoudpakket past het beste bij mijn webshop

Zorg dat je het juiste boekhoudpakket kiest dat past bij jouw webshop en webshopsoftware. Dat kan je veel werk en tijd besparen. Daarnaast heb je natuurlijk zelf wensen en wellicht ook een budget. De boekhoudpakketten verschillen behoorlijk, het heeft echt te maken met de omvang van jouw winkel (aantal facturen etc) en welke functies voor jou belangrijk zijn.

De eerste stap is in beeld brengen wat jij belangrijk vind. Je kunt rekening houden met de volgende punten:

• Welke koppelingen moet het pakket kunnen maken en moet dat ook weer gekoppeld zijn met jouw webshop software?
  Wil je bijvoorbeeld een bankkoppeling maken, factuurbetalingen doen via iDeal?
• Wat kan het boekhoudpakket allemaal?
  Wil je dat je een melding krijgt wanneer er een ICP aangifte gedaan dient te worden. Wil je ook facturen kunnen versturen en wil je die zelf aan kunnen passen?
• Wat zijn je specifieke wensen voor het boekhoudpakket?
  Heb je naast je webshop bijvoorbeeld nog meer diensten? Wellicht verkoop je tassen maar ontwerp je ze ook? Dan wil je daar misschien offertes voor maken.
• Is jouw boekhoudpakket gemakkelijk in gebruik?
  Het is gebruikelijk dat je aan nieuwe software moet wennen. Maar als je te vaak vastloopt of wanneer je in de proefmaand al 4 keer de helpdesk heb moeten raadplegen, is het misschien niet het ideale pakket voor jou.
• Wat zijn de kosten?
  Heb je jouw ideale pakket gevonden, maar vallen de kosten ver buiten je budget? Kijk dan of je concessies kunt doen en met minder functionaliteiten genoeg kan nemen
• Vanzelfsprekend moet het pakket aansluiten op het pakket van je boekhouder.
  Zoek daarom een boekhouder die met meerdere pakketten kan werken. Op die manier weet is de boekhouder geen obstakel in de keuze voor jou boekhoudpakket.

Hoe kies ik de juiste boekhouder

Een goede boekhouder is een strenge boekhouder

Jouw boekhouder hoeft niet je beste vriend te zijn. Want als hij niet goed is, zal die vriendschap gauw voorbij zijn. Maar het moet natuurlijk geen onuitstaanbaar persoon zijn. Hij moet in ieder geval streng zijn en niet bang zijn om jou op je plichten te wijzen. Dat zal hij ook wel doen aangezien hij tot op zekere hoogte verantwoordelijk wordt gehouden voor jouw boekhouding.

Proactieve boekhouder

Maar daar blijft het niet bij. Jouw boekhouder moet ook proactief zijn in zijn benadering naar jou toe. Daar hebben wij eerder een stuk over gepubliceerd: Is jouw boekhouder actief of passief

Boekhouder met kennis van webshops

Niet elke boekhouder heeft verstand van alle regels en verplichtingen en rechten waar webshopeigenaren mee te maken krijgen. Weet jouw boekhouder je verder te helpen wanneer je vragen hebt over inklaringskosten, BTW eisen, vrijstellingen en transportkosten voor landen waar jij aan wil verkopen? Zo niet, dan zal hij het uit moeten zoeken en dan heb je kans dat de teller gaat lopen en je voor het uitzoek werk moet betalen.

Wat moet je doen om de juiste boekhouder te vinden voor je webshop?

Om het jezelf gemakkelijk te maken, kun je vooraf een lijst maken met alle zaken waar jouw boekhouder je mee moet gaan helpen. Denk daarbij aan:

• Volledige boekhouding
• Jaarrekening
• Aangifte inkomstenbelasting
• Aangifte omzetbelasting (btw)
• Aangifte vennootschapsbelasting
• Salarisadministratie en Loonbelasting
• Overige werkzaamheden
• Advies
• Sparringpartner

Wat kost een goede boekhouder gemiddeld

De meeste boekhouders werken met pakketten die je af kan nemen. Daarbij geldt dat als je wat hoger in prijs zit, diegene vaak meer tijd voor je neemt. Als je offertes aanvraagt, zorg dan dat je ze allemaal hetzelfde vraagt zodat je dezelfde offertes vergelijkt.

De prijzen wisselen, maar de diensten ook. Als je uitgaat van het minimale dat je boekhouder doet, zal het naar alle waarschijnlijk alleen de jaarrekening en de Inkomstenbelasting aangifte zijn. De bedragen beginnen dan bij €35/maand tot € 75/maand. De gemiddelde kosten van een boekhouder voor een webshop beginnen dus bij €55/maand.

Wanneer de boekhouder meer werkzaamheden zal doen, zoals de btw aangifte, het controleren en inboeken van ca. 10 inkoop facturen per maand, dan is het gemiddelde € 79/maand tot aan € 289/maand. Gemiddeld zijn de kosten voor een boekhouder voor je webshop dan € 184/maand.

Wil je weten wat de tarieven en pakketten zijn van ons, check hier de tarieven.

Waar moet je op letten bij het kiezen van de boekhouder?

Als je een boekhouder zoekt voor je webshop zijn er nog een paar tips die je kunt gebruiken:

• Is het een ervaren boekhouder?
  Heeft die boekhouder in kwestie ervaring in het vak? Of is het een schoolverlater die zich gelijk ingeschreven heeft bij de KvK en jij bent z’n eerste klant. Dat hoeft geen probleem te zijn maar als het om je business gaat, wil je wel iemand die door de wol geverfd is. Die de handige trucs kent en jouw vragen al eens eerder behandeld heeft.
• Heeft de boekhouder goede reviews?
  Vaak zijn websites gekoppeld aan betrouwbare reviewsites zoals Google reviews of “Klantenvertellen”. Dit is bewijs dat de boekhouder actief is en ook graag klanten wil. Zijn klanten belonen hem met goede reviews en zijn dus tevreden over zijn werkzaamheden.
• Stel hem een aantal vak-gerelateerde vragen, in de offertefase
  Vraag bijvoorbeeld of hij weet of jouw bank een koppeling met het door hem gebruikte boekhoudpakket heeft. Zo niet, dan kun je misschien gelijk al verder gaan zoeken bespaart het je veel tijd.

Zaken die je boekhouder niet doet

Stel je kiest ervoor om geheel ontzorgt te worden door je boekhouder. De boekhouder boekt al je bonnen en facturen, doet de BTW aangifte, geeft je advies en regelt alle overige administratie. Dan nog zijn er zaken die je zelf in de gaten moet houden om te zorgen voor een sluitende balans.

Denk daarbij aan de volgende zaken:

• Bonnetjes bewaren
  Helaas (of gelukkig maar), loopt je boekhouder niet de hele dag met je mee, ook niet wanneer jij een zakelijke lunch hebt. De bon van jouw broodje gezond moet je dus wel bewaren. Gelukkig kun je met de meeste boekhoudpakketten deze bonnetje inscannen en uploaden. Of je verzameld ze in een map en geeft ze voor de btw aangifte aan je boekhouder.
• Kilometerstanden bijhouden
  Rij jij zakelijke kilometers die je mag declareren? Zorg dan dat je jouw kilometers bij houdt. Dit kan tegenwoordig ook vrij eenvoudig met een app.
• Kasboek bijhouden
  Stel, je verkoopt schilderijtjes via een webshop. Maar je wilt ook op de kerstmarkt in het dorp gaan staan met een stand. Dan zal je natuurlijk het een en anders aan cashgeld ontvangen. Houdt je uitgaven en inkomsten bij in een kasboek. Dit is een verplicht onderdeel van je financiële administratie.

• Zakelijke èn privé gegevens verzamelen
  Zodra je boekhouder de aangiftes voor je gaat doen, de BTW of de inkomstenbelastingaangifte, dan heeft hij alle gegevens van je nodig die betrekking hebben op deze aangiftes. Dat houdt in dat alle jaarrekeningen van o.a. de bank (Betaalrekening, spaarrekening, creditcard afschriften) nodig heeft. Ook alle andere kosten die je maakt, zoals je hypotheek, verzekeringen maar ook de stand van schulden.

Nog enkele tips voor je begint met de boekhouding:

Zakelijke en privé bankrekening.
Er zijn een aantal zaken die je vooraf goed wil regelen. Heb je bijvoorbeeld een aparte zakelijke rekening, of is de webshop gekoppeld aan je privé rekening. Met een privé rekening maak je het de boekhouder niet makkelijker. Hij zal alle transacties moeten checken op privé of zakelijk.

Ook als je privé uitgaven doet op je zakelijke rekening, zal dat je de boekhouder met meer werk opzadelen. Houdt dit dus gescheiden!

Betalingen en inkomsten via creditcard, Paypal of een andere payment service provider zijn soms lastig te traceren. Vermijdt dit waar mogelijk. Het scheelt jou en je boekhouder tijd en dus geld!

Wat is de volgende stap?

Hopelijk heb je met de bovenstaande tips en informatie een beeld van wat je te wachten staat als het aankomt op de boekhouding van je webshop. Nu kun jij je gaan oriënteren op het vinden van het juiste boekhoudpakket en de juiste boekhouder voor jouw webshop.

Hofman FMD is bekend met bijna alle boekhoudpakketten en weet met welke webshopsoftware er koppelingen gemaakt kunnen worden. Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking. Jij zorgt dat je webshop goed draait, Hofman FMD zorgt ervoor dat jij aan al je verplichtingen voldoet en dat je geen enkele kans laat liggen!