Zelf boekhouding doen? Let op de 8 meest gemaakte fouten

Actieve-boekhouder-in-Zwolle

Zelf de boekhouding doen is niet zonder risico, leer van de meest gemaakte fouten!

Zelf de administratie doen als beginnend zelfstandig ondernemer lijkt het vaak een goed idee: Ik heb geen boekhouder nodig, dat kan ik prima zelf. Want als je inkomsten beperkt zijn kun je maar beter besparen op je uitgaven, toch? Zo moeilijk zal het bijhouden van je administratie niet zijn, denk je wellicht. Toch kan hierbij veel fout gaan. Daardoor loop je inkomsten mis door geen gebruik te maken van aftrekposten of kom je voor vervelende financiële verrassingen te staan. Kies jij er voor om zelf je boekhouding te verzorgen? Let goed op, zodat je onderstaande 8 veel voorkomende fouten niet maakt!

1. Zelf de boekhouding doen in Excel

Laten we vooropstellen dat dit niet per definitie fout is. Heb je een kleine boekhouding, dan kun je prima met Excel werken. Online vind je hiervoor veel gratis templates. Excel is heel flexibel, en daar zit ook direct het probleem: zonder dat je het doorhebt, wordt alles met elkaar verrekend. De foutkans is daardoor erg groot, vooral als je veel mutaties invoert. Een online boekhoudpakket is daarom zeker aan te raden. Er zijn talloze goedkope oplossingen, dus om de prijs hoef je het niet te laten.

2. Je vergeet facturen te boeken, of boekt kosten dubbel

Wanneer je kosten vergeet op te voeren, lijkt je winst hoger en betaal je meer belasting dan nodig is. Zorg daarom voor een goed overzicht van je facturen, inkomsten en uitgaven. Let ook op dat je kosten niet dubbel boekt door bijvoorbeeld de factuur én dezelfde kosten vanaf je bankafschrift op te voeren. In dat geval lijkt je winst lager, maar klopt je debiteuren- of crediteurenadministratie niet.

3. Je voert kosten op zonder factuur

Op basis van de uitgaven op de bank voeren ondernemers regelmatig kosten op waar geen kassabon of factuur van is. Bij je belastingaangifte wordt dit niet geaccepteerd en kun je de omzetbelasting van de uitgaven niet terugvragen. Zorg er daarom voor dat je alle bonnen en facturen goed bewaart!

Ook wanner je wel een bon of factuur hebt, maar deze niet linken is aan jouw bedrijf – bijvoorbeeld doordat de kosten vanuit een andere kas of rekening betaald zijn – wordt deze uitgave bij je belastingaangifte niet geaccepteerd.

4. Je neemt opdrachten zonder duidelijke omschrijving aan

Als je een opdracht krijgt of aanvaardt, zorg dan voor een duidelijke omschrijving van het werk en de overeengekomen vergoeding. Op ontevredenheid, klachten of zelfs incassoprocedures zit je niet te wachten! Leg daarom schriftelijk vast wat er wel en niet binnen een opdracht valt; zo voorkom je discussies en problemen bij de afrekening van je opdrachten.

5. Je hanteert verkeerde btw-tarieven

Een verkeerd btw-tarief op een factuur is een veelgemaakte fout. Er wordt met een laag of 0%-tarief gerekend, terwijl er een hoog tarief op de factuur hoort te staan. Als je een factuur ontvangt waarop de btw niet klopt, moet je altijd de factuur volgen. Degene die jou de factuur heeft gestuurd, is ervoor verantwoordelijk dat deze klopt en kan hierop door de Belastingdienst worden aangesproken. Dat geldt ook voor jou! Zorg daarom dat je op jouw eigen facturen het juiste btw-tarief vermeldt.

6. Je past geen aftrekposten toe

Wanneer je niet weet welke kosten je mag opvoeren, kun je aardig wat aftrekposten missen. Zonde, want daarmee laat je geld liggen! Denk bijvoorbeeld aan de kosten van je auto, zoals onderhoud, brandstofkosten, motorrijtuigenbelasting en je autoverzekering. Wist je dat zelfs parkeerkosten en de rekening van de autowasstraat aftrekbaar zijn? Helaas geldt dat niet voor verkeersboetes… Ook wanneer je geen auto van de zaak hebt, kun je toch (een gedeelte van) de btw van je autokosten aftrekken. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Een andere aftrekpost die ook nogal eens wordt vergeten is de premie van je arbeidsongeschiktheidsverzekering. Als je bij je hypotheek een verzekering hebt afgesloten tegen arbeidsongeschiktheid, dan is deze premie óók aftrekbaar.

7. Je past de fiscale oudedagsreserve (FOR) niet toe

Veel toeslagen en heffingskortingen voor ondernemers zijn inkomensafhankelijk. Dat geldt niet voor de fiscale oudedagsreserve (FOR), waardoor het toepassen hiervan vaak interessanter is dan je in eerste instantie denkt! Elk jaar mag je een deel van je winst reserveren om aanvullend pensioen op te bouwen. Omdat je hiermee de te belasten winst verlaagt, bespaar je op je inkomstenbelasting.

8. Je vergeet je ICP aangifte

Toevallig een keer iets in een ander EU-land gekocht of verkocht? Vergeet dan niet om de opgaaf van intracommunautaire prestaties (ICP) te doen! De gegevens van deze zakelijke transacties worden tussen EU-landen onderling uitgewisseld. Als jij geen ICP-aangifte doet en de ontvanger of leverancier wél, dan zal de Belastingdienst constateren dat je niet aan je verplichtingen hebt voldaan.

Niet langer zelf boekhouding doen?

Maak jij een van deze fouten, en besteed je jouw boekhouding liever uit aan een ervaren adviseur? Bij Hofman FMD, boekhouder in Zwolle is jouw financiële administratie in goede handen! We kijken naar jouw mogelijkheden en hebben voor iedere ondernemer een passend tarief.

Jouw boekhouding goed geregeld!

Hofman FMD - Boekhouder Zwolle en omgeving

  • Ben jij klaar om voor eens en altijd jouw boekhouding op orde te krijgen?
  • Samen te werken met experts die op al je vragen snel antwoord geven? 
  • Waar geen onverwachte kosten en addertjes onder het gras verscholen zitten?
  • Die je proactief benadert en je zo behoedt voor fouten en wijst op kansen?
  • Die je meer geld oplevert dan het je kost?
Boekhouder Zwolle